Een to do list voor jezelf, die wel werkt

Meld je anders ff aan voor m’n (wel toffe) nieuwsbrief op zondag

Ik ben 30 jaar en ik kan nog heel weinig dingen in m’n leven. Ik kan geen borst crawl (maar ik ga in april op zwemles), ik kan niet tegen vreemde mensen praten, ik durf de telefoon überhaupt niet op te nemen, ik kan niet communiceren met mensen die rotzooi van me willen kopen op Marktplaats en ik woon nog steeds met twee huisgenoten en moet dus wachten tot ik de wasmachine/douche/gasfornuis/toilet kan gebruiken.

Een behoorlijk middelmatig succesvol leven, maar ik kan één ding wel heel goed en dat is dingen voor elkaar krijgen. Maar alleen dingen die ik echt voor elkaar wil krijgen en dingen die (daarom) leuk zijn.

Eindelijk.

Om met de woorden van Mark Manson te spreken: Ik ben goed in het oplossen van problemen die ik leuk vind om op te lossen.

Vroeger had ik een to do lijst wat gewoon een checklist in Evernote was (en tegelijkertijd ook m’n Gmail inbox, m’n Chrome bookmarks, m’n iCalendar, m’n Pocket feed en die stapel boeken op m’n nachtkastje) en was alles even belangrijk, kwamen er dagelijks tering veel dingen bij en was ik nooit tevreden want er was nooit wat af. En het werd alleen maar erger.

En dan ging ik in een hoekje zitten stressen over het kutleven wat ik had.

Maar toen, opeens, veranderde m’n leven compleet en werd alles anders en was ik opeens super productief en super gelukkig (en had ik ook opeens veel wittere tanden???).

Nee, dat viel wel mee. Maar ik krijg nu wel allemaal shit gedaan. En daar heb ik een heel handig minimalistisch trucje voor. Met nog wat extra trucjes die het minimalistische supertrucje ondersteunen.

En dat ga ik je nu vertellen.

Scrum

Tegenwoordig doet iedereen en z’n moeder op z’n werk aan Scrum en ik ook. Het is een management tool (weet niet of ik dat goed zeg) die ervoor zorgt dat kleine teams snel dingen kunnen opleveren zonder al te veel afhankelijk te zijn van andere teams. Mensen die Scrummen haten de oude watervalmethode waarin je steeds wacht tot je collega wat af maakt waar jij mee verder kan. Dat is natuurlijk helemaal kut. En Scrum is awesome.

Of, zoals de bedenkers van Scrum het zelf (intens idioot) uitlegen:

Scrum is an Agile framework for completing complex projects. Scrum originally was formalized for software development projects, but it works well for any complex, innovative scope of work. The possibilities are endless. The Scrum framework is deceptively simple.

Lekker duidelijk pik. Super wollig uitleggen dat je framework zo simpel is.

Het komt er gewoon op neer dat je werkt aan een klein beetje taken die je binnen een bepaalde tijd af kunt hebben, zonder afhankelijk te zijn van anderen. Om vervolgens in een volgende periode weer een rijtje taken te gaan zitten afwerken op dezelfde manier. Door na iedere periode te bespreken wat goed ging en wat niet, weet je steeds beter wat je kunt doen in zo’n periode en kun je efficiënter werken. En lever je dus de hele tijd kleine halffabrikaten af en heb je als excuus voor die halffabrikaten dat je aan Scrum doet, dus dat je baas niet zo moet zeiken. Want dit is goed.

Als ik het verkeerd uitleg, reageer gerust onder deze post (haha comments staan uit), maar besef ook dat ik geen Scrum master ben (is een officiële titel) dus ‘t zal allemaal wel.

Normaal gesproken is er een Product Owner die bepaalt wat het Scrum Team moet gaan doen, een Scrum Master die het team organiseert en taken plant en het Scrum Team zelf die de taken daadwerkelijk uitvoert, maar ik had al verteld dat ik dit systeem in m’n eentje gebruik omdat/want/en ik hou niet van communiceren met andere mensen.

Dus ik doe alles zelf. Ik bepaal wat ik ga doen, organiseer en plan en voer uit. Lekker alleen en zonder afhankelijk te zijn van anderen. Tenzij ik iets met/voor iemand moet doen.

En dat werkt best aardig. En kan ook gewoon, want het werkt. Dit is een cirkelredenering en dat is in dit geval prima. Je hoeft me niet na te doen.

Dit is hoe ik Scrum in m’n eentje

Alle dingen die in m’n hoofd opkomen die ik wil of moet doen, pleur ik in een hele grote lijst. Die lijst kun je vergelijken met een to do lijst, maar ik noem het een backlog (want dat is nogal Scrummerig) en in die lijst staan allemaal wazige, onduidelijke dingen zonder deadline die allemaal niet urgent zijn. Hier staat echt alles in: boeken lezen, dingen schrijven, rotzooi opruimen, tickets boeken, zwemles nemen, telefoonabonnement opzeggen en hele wazige maar briljante business plannen die ik ooit nog ga uitwerken. Of niet.

Iedere zondag bepaal ik welke van die dingen in die super lange lijst ik de komende week (t/m de komende zondag) ga doen.

Standaard dingen daarin zijn 5 blogposts schrijven + publiceren + delen op social media (van zondag t/m donderdag), een nieuwsbrief schrijven (en iedere zondag versturen) en de sprint reviewen en de nieuwe plannen (ook op zondag), maar er is ook genoeg ruimte voor andere dingen.

Iedere zondag bepaal ik dus welke dingen ik ga doen in die week en welke (dus) niet. Tijdens dat proces bepaal ik hoeveel tijd ik in zo’n taak moet steken, maar dat weet ik nooit echt precies van tevoren. Behalve bij blogposts. Omdat ik dat al zo lang doe, weet ik ongeveer hoe lang ik over het schrijven ervan doe. Het fluctueert als ik een dom plaatje erbij moet maken of als ik iets moet uitzoeken, maar er is een mooi gemiddelde.

En aangezien je volgens de regels van Scrum niet mag plannen in uren maar in punten, krijgt het schrijven van een blogpost 5 punten.

Punten in plaats van uren

Dat puntensysteem bestaat omdat mensen kennelijk super slecht zijn in het inschatten van tijd, maar wel heel goed de tijd die benodigd is om een taak uit te voeren ten opzichte van andere taken kunnen bepalen. Als een blogpost schrijven 5 punten is, dan is m’n kwartaaladministratie 8 punten en m’n oude kleding in zo’n inzamelbak pleuren 1 punt. En naar een geldwisselkantoor op Station Amstel om m’n Chinese Yuans in te wisselen 3 punten.

Iedere zondag plan ik m’n taken in (en dat plannen kost me 2 punten) en omdat ik dit nu 4 weken doe, weet ik dat ik ongeveer 60 punten kan verdelen in een week. Omdat ik 5 blogposts schrijf, zijn dat al 25 punten en omdat ik iedere dag een planning doe (2 punten) en een nieuwsbrief schrijf (3 punten), komen er nog 5 punten bij. Van alle dingen die ik in een week kan doen, staat de helft al vast. En hou ik 30 punten over.

Voor de duidelijkheid: dit is waar een bepaald aantal punten ongeveer aan gelijk staat:

  • 1 = tijdens een tramritje op m’n mobiel te doen
  • 2 = ff voor gaan zitten
  • 3 = ff voor gaan zitten and then some
  • 5 = een blogpost schrijven
  • 8 = een blogpost schrijven met wat research / designwerk
  • 13 = (bijna) hele dag werk
  • 21 = kan niet in 1 dag

Uit die ellenlange lijst (de backlog) haal ik taken waarvan ik vind dat ze de komende periode gedaan moeten worden (omdat ze urgent zijn en/of ik er tijd voor heb en/of ik er zin in heb) en formuleer ik ze duidelijk zodat ik direct weet wat er gedaan moet worden, en zet ik ze in de Sprint van de komende week. Bij elke taak geef ik aan hoeveel punten het kost, zodat ik weet wanneer ik de taken direct kan uitvoeren en/of hoeveel ik nog moet doen.

En bij het uitvoeren zet ik er bij hoeveel punten het me uiteindelijk heeft gekost, zodat ik steeds beter word in het bepalen van de waarde van de taken.

Ik gebruik geen to do lijst meer in Evernote, maar ik zet mijn taken in lijsten met de app Trello, zodat ik een duidelijk overzicht heb van wat ik er in de backlog staat, wat ik ga doen in een Sprint, wat ik aan het doen ben, wat ik heb gedaan en wat ik in de vorige Sprints heb gedaan.

Zo ziet dat er bijvoorbeeld uit (heb er wat debiele taken er uit gehaald en m’n hele backlog geblurred want daar staat m’n world domination plan).

Scrummen in m'n eentje

Scrummen in m’n eentje

Je ziet bij iedere Sprint (en taak) een tweetal cijfers staan. De rechter is het geplande aantal punten en de linker is het daadwerkelijke aantal punten. M’n eerste sprint was heus niet precies zoals gepland, maar toen snapte ik m’n eigen systeem nog niet. Vervolgens ging ik meer plannen, en efficiënter werken, maar de valkuil daarvan is dat ik expres teveel punten geef zodat ik dan lekker weinig punten kan toekennen, maar ik dwaal af.

Het systeem begint nu lekker te werken en laten we maar lekker afsluiten met een aantal conclusies:

  • Door niet alles op een to do lijst te zetten maar in een backlog is niks belangrijk tot ik het belangrijk maak;
  • Door voor iedere taak te bepalen hoe lang het duurt, word ik beter in plannen en inschatten;
  • Omdat er tijdens een Sprint niets bij mag komen, kan ik gemakkelijker nee zeggen tegen mensen die snel iets van me willen (want ik kan het niet doen);
  • Door een vast moment in de week te kiezen om te reviewen en vooruit te kijken, hou ik structuur in m’n taken;
  • Een voltooide Sprint geeft een goed gevoel;
  • Dit is een totaal nutteloos systeem voor mensen die niet zo veel te doen hebben;
  • Deze post schrijven was toch geen 5 maar 8 punten.
  • Check Trello hier (en voeg Burndown for Trello à $4,99/m toe om punten bij te houden)

Bestel hier het boek Scrum van Jeff Sutherland als je meer over deze methode wil weten (maar dan goed).

Kleine shout out naar m’n collega Stefan voor het aanraden van dit systeem voor persoonlijke to do lijstjes.

Thuisblijven is Duurder

Bespaar honderden euro’s op vliegtickets

Ik ben een boek aan het schrijven over goedkope vliegtickets. Hierin lees je al m’n tips & trucs en als je pre-ordert, neem ik je mee in het schrijfproces. Dan leer je ook nog eens hoe je een boek schrijft en zelf publiceert.

Pre-order

Hey ik heb ook een podcast en ik schreef ook een boek