Hoe ik grip heb op mijn werk, jaar en leven

Bijna een jaar geleden kreeg ik een e-mail van de inmiddels wereldberoemde en legendarische Rick Pastoor. Hij wilde graag van mij als indie-boekschrijver leren omdat hij ook zelf een boek aan het schrijven was en dat graag zonder uitgever wilde publiceren. Dat boek, dat inmiddels door Rick zelf is gepubliceerd, de zoveelste druk heeft binnen een paar dagen en Grip heet, belooft je het geheim van slim werken uit te leggen.

Toen ik vorig jaar met Rick sprak dacht ik dat zijn werkaanpak nogal zou verschillen van mijn eigen werkaanpak. Immers, ik was (en ben nog steeds) bezig met mijn boek Autonomie, dat vooral gaat over hoe je lekker zelf moet weten wat je doet en waarom en wanneer en hoe en met wie. En ik heb niet eens werk. Grip leek daar, met stukken over plannen, doelen, accountability-partners, reviews en lijstjes, het tegenovergestelde van te zijn. Maar inmiddels weet ik dat het boek Grip echt niet de bijbel is voor de vastgeroeste kantoorklerk (soms wel hoor) en dat die accountability-partner eigenlijk het enige stomme aan het boek is, maar ook echt kan helpen autonomer te worden én minder afhankelijk te zijn van je werk (als in: werkgever) en je werk (als in: activiteiten waarvoor je betaald wordt). En slimmer werken maakt ook dat je meer tijd hebt voor jezelf.

Ik heb het boek nu van kaft tot kaft gelezen en deel graag waar het over gaat en hoe ik het wel of niet toepas in mijn leven. En ook hier geldt: dat al deze dingen voor mij werken, betekent niet dat het voor jou werkt. En dat ik dingen in Grip stom of leuk vind, wil niet zeggen dat jij dat ook vindt. Dus lees en oordeel zelf.

Week, jaar, leven

Het boek Grip bestaat uit drie delen: grip op je week, grip op je jaar en grip op je leven. Dat heeft Rick zo verdeeld omdat je dan direct aan de slag kunt op het kleinste niveau en direct resultaat kunt zien door het gebruik van zijn methode. Rick praktiseert wat hij preekt, want in het boek komt vaak terug dat verandering begint met een kleine eerste stap. Ik ga hier verder niet in of dit cliché een cliché is omdat het waar is of omdat het gemakkelijk te onthouden is en je er echt geen reet aan hebt. Dat lees je verderop.

Een agenda

Volgens Rick is je agenda heilig. Daar heeft hij een goede reden voor. Een hele autonome reden zelfs. Namelijk: als je niet zelf (ergens) afbakent hoeveel tijd je gaat besteden, dan doet óf iemand anders het óf je besteedt er grenzeloos veel tijd aan. In beide gevallen kom je niet toe aan belangrijke dingen in je leven. Dat is wat mij betreft een prima uitgangspunt van het boek.

Nu ga ik zelf liever een stap verder: ik vind namelijk ook dat je agenda een handig hulpmiddel is, maar niet het fundament van je leven op aarde moet zijn. Ik vind flaneren, vagabonden, walkabouten, lanterfanten, flierefluiten, luieren en uit het raam kijken belangrijk. En dus wil ik het liefst zo weinig mogelijk in mijn agenda hebben. Kijk maar naar deze week:

Uitzondering? Dit was vorige week:

En volgende week:

Mijn agenda is dus niet heilig. Mijn tijd is heilig. Dus ik wil zo weinig mogelijk in mijn agenda hebben staat. Er staan dan ook geen afspraken met mezelf in. Want hoewel ik het van Rick begrijp dat het vastleggen van activiteiten zowel een stok achter de deur zijn als een afbakening van de activiteit, ben ik natuurlijk ook weer geen idioot en gebruik ik hopelijk mijn verstand (daarover lees je straks ook meer).

Een takenlijst

Een lege agenda betekent trouwens niet dat ik de hele dag op de bank lig en chips (liefst Pombär) eet. Integendeel. De volgende trap van de drietrapsraket in Ricks boek, een takenlijst, gebruik ik dagelijks.

De reden om een takenlijst te gebruiken is volgens Rick dat mensen slecht zijn in onthouden. En dingen vergeten is niet zo erg (je bent ze immers vergeten dus je weet niet meer dat je ze wist), het is wél erg dat je shit vergeet maar je niet bent vergeten dat je ze bent vergeten. Snap je? Dat is ook precies waarom ik een takenlijst gebruik. En ik doe het als volgt.

Papier

Omdat ik niet lineair denk (volgens mij doet niemand dat), heb ik om me heen (in m’n tas of op m’n bureau) een pen en papier. Daar schrijf ik gedachten, ideeën, vragen, taken en grapjes op. Niet alleen maar onder elkaar, maar in de vorm van cirkels, tekeningen, mindmaps en allerlei andere tweedimensionale uitingen. Ook heb ik een opschrijfboekje (niet zo’n Moleskine want die zijn duur en hebben te dik papier en vouwen niet zo lekker). Als ik een fysiek boek lees, dan doe ik dat met een pen en papier ernaast om interessante stukjes te noteren of ideeën of gedachten te noteren. (Als ik een e-book lees (op m’n Kindle) gaat dat veel gemakkelijker door het selecteren en eventueel toevoegen van een notitie aan die selectie). Dus alles wat in me opkomt en ik wil onthouden, wordt bewaard in deze fysieke exocortex (is een stoer woord voor fragiel extern brein). Daarnaast gebruik ik Evernote om notities in te bewaren en ook iA writer. Kortom: geef me een paar dagen en er verzamelt zich een papierwerk aan (voornamelijk hele slechte) ideeën, notities, grappen, gedachten en vragen. Eens in de week (maar niet gepland, dus het kan ook vaker of minder) verwerk ik al deze rotzooi.

Als het notities waren voor m’n Plantenboek, dan zet ik ze op de juiste plek in mijn conceptboek, dat ik schrijf in Ulysses (voorheen Google Doc). Als het notities waren voor m’n Autonomieboek, dan doe ik hetzelfde. Als het een taak is, zet ik ze in WIP (hierover later meer). Als het een blogpostidee was, dan zet ik het in Evernote (hierover later meer). Als het een dagboekitem is, zet ik het ook in Evernote.

iA Writer

iA Writer is een tekstverwerker zonder poespas. Als je schrijft en je idee snel op papier wil hebben zonder je druk te maken over vormgeving en opmaak, dan is het een fijne tool. Dus hier schrijf ik blogpostideetjes in en andere aantekeningen als ik niet een pen en papier bij de hand heb (bijvoorbeeld als ik in bed lig en m’n telefoon naast me ligt en ik een idee heb).

Evernote

Evernote is ook software om in te schrijven, maar het heeft wat meer opties dan iA Writer. Ik gebruik in Evernote een vijftal notitieboeken: Inbox (waar allerlei te verwerken rotzooi in staat), Persoonlijk (met bijvoorbeeld een verlanglijstje met spullen—handig om eerst op te schrijven en erover na te denken in plaats van direct shit te kopen), een lijstje van bezochte landen, een lijstje van mijn planten, een verlanglijstje van te bezoeken plekken en documenten die horen bij mijn huis (zoals contracten en gebruiksaanwijzingen)), Dagboek (waar ik iedere dag een stukje in schrijf), Blogposts (waar concepten voor blogposts in staan) en Kindle notes (waarin per gelezen boek een lijst staat van alle notities, die weer is gesyncd met m’n Kindle).

Ulysses

Sindskort (gisteren) gebruik ik Ulysses, dat waarschijnlijk op den duur zowel iA als Evernote gaat vervangen. Waarom? Omdat Ulysses niet werkt met documenten, maar met losse stukjes tekst, die je kunt samenvoegen, verschuiven en verplaatsen. Op die manier kan ik dus bijvoorbeeld veel efficiënter een boek maken. Hieronder zie je een screenshot gemaakt direct na het einde van deze zin, toen ik het schreef in Ulysses.

WIP

Sinds vorig jaar gebruik ik niet een takenlijst in Evernote, maar in WIP. Dat staat voor Work In Progress en is gemaakt door mijn op vier na beste internetvriend Marc Köhlbrugge. Er zijn drie dingen leuk aan WIP.

Allereerst kun je met een shortcut in Telegram snel todo’s toevoegen en koppelen aan een project (of product), in dit geval is het project m'n website en de todo is dit artikel schrijven:

/todo artikel over Grip schrijven #web

Sterker nog: op je Mac kun je op ctrl+space drukken en een taak aan je takenlijst toevoegen. Daar hoef je dus helemaal geen programma’s voor te openen, zodat ik bijvoorbeeld tijdens het schrijven van deze zin, zonder m’n handen van het toetsenbord te halen, een taak aan mijn takenlijst kan toevoegen.

Op de tweede plaats is deze takenlijst openbaar. Dat lijkt nogal een gevaar voor je privacy, maar je kunt natuurlijk gewoon kiezen om shit niet te publiceren in WIP. Zo heb ik er ook niet alles staan en alles wat er staat mag iedereen best zien. Veel gebruikers van WIP gebruiken dit als een stok achter de deur.

Een derde en zeer belangrijke reden waarom ik WIP gebruik is omdat het, zoals reeds genoemd, gemaakt is door iemand die ik ken. En ik ondersteun graag indie makers omdat me dat een goed gevoel geeft (en ik ook graag wil dat mensen mij ondersteunen) en ik betaal daarnaast graag voor software omdat ik liever geld dan m’n data inwissel voor een service.

E-mail

Ik e-mail niet. Het heeft me anderhalf jaar gekost om me uit te schrijven voor alle nieuwsbrieven waar ik me nooit voor heb aangemeld (en als zogenaamde influencer word je te pas en te onpas op e-mailnieuwsbrieven gezet) en vervelende mensen en bedrijven te markeren als spam, maar inmiddels krijg ik gemiddeld drie e-mails per dag. Dat waren er achttien per dag.

Bovendien krijgt iedereen die me mailt automatisch een bericht dat hun e-mail niet is aangekomen.

Hun e-mails zijn natuurlijk heus wel aangekomen, maar ik vind het een mooie manier om te forceren dat mensen me niet meer e-mailen. Weg ermee.

Natuurlijk ontkom ik niet aan het checken van mijn e-mail voor bijvoorbeeld facturen of eerste afspraken met onbekenden of berichten van de overheid en Belastingdienst, maar e-mail kost me, en dit heb ik niet nagerekend, 6,5 minuut per dag.

Dus ja, ik e-mail heus wel. Maar liever niet.

Wekelijkse review

Laten we teruggaan naar Grip, het boek van Rick. Zijn drietrapsraket om grip te krijgen op je week zijn (1) de heilige agenda met daarop activiteiten die per se op een bepaald tijdstip gedaan moeten worden, (2) de takenlijst die ervoor zorgt dat je rust in je hoofd krijgt en (3) slim omgaan met e-mail. Daaronder heeft Rick nog plaats voor een vangnet: een wekelijkse review, waarin je terugkijkt en vooruitkijkt en je structuur en planningen steeds beter maakt. Die laatste stap vind ik zelf ook essentieel, omdat iets doen met aandacht beter is dan onbewust iets doen.

Zelf doe ik het volgende: dagelijks schrijf ik in m’n dagboek, wat al een reflectie is op m’n dag. Dat stukje tekst kan over van alles gaan, maar het nalezen ervan (bijvoorbeeld wekelijks) geeft me al een indruk over welk onderwerp ik me het meest druk heb gemaakt en/of waar ik het meeste mee bezig ben geweest. Daar kan ik een taak aan ophangen. Of een blogpost over schrijven. Of een boek.

Daarnaast check ik iedere zaterdag of zondag de agenda van de komende week. Dit is een gewoonte die is blijven hangen uit een periode dat mijn agenda nog meer gevuld was (en op deze dag gooide ik alle overbodige onzin uit m’n agenda), maar ik word ook blij van een paar dagen achter elkaar een lege agenda. Het feit dat ik dit onnozel lange stuk kan schrijven komt ook voort uit het feit dat ik vandaag, morgen, overmorgen en overovermorgen niets in m’n agenda heb staan en ik daarom zeker weet dat ik de tijd kan nemen voor dit artikel en ik het zo goed mogelijk kan maken en ook af kan maken—in de woorden van Mihaly Csikszentmihalyi zou dit dus een flow-activiteit zijn waarbij de uitdaging precies goed genoeg is voor mijn niveau.

Tijdens mijn wekelijkse review (die dus niet gepland is maar wel wekelijks wordt gedaan), kijk ik ook verder vooruit. Daar komen we trouwens straks ook nog wel op, maar ik vind het belangrijk om het hier even kort aan te stippen.

Ik heb niet zoveel doelen in mijn leven (vind Rick ook prima). Mijn voornaamste doel is mijn verstand gebruiken en grapjes maken. Ik denk dat de rest van wat het leven leuk maakt zoals plezier, uitdagingen en liefde geven en vinden daaruit voortkomt. Onder dat levensdoel hangen nog wat ruimere doelen als autonoom zijn en nieuwe dingen leren en daar uit voort komen bijvoorbeeld nieuwe gekke reisjes plannen, een boek schrijven over kamerplanten en een boek over autonomie maken.

Dus, ja, wekelijks denk ik na of ik mijn verstand gebruik en grapjes heb gemaakt en of ik heb gewerkt om mijn professionele doelen (Plantenboek maken, Autonomieboek maken) van dit jaar. De vraag die ik mezelf stel is heel simpel: heb je shit gedaan die het doel dichterbij brengen? Waarschijnlijk is het antwoord ja want zoals ik eerder al zei, lig ik niet iedere dag op de bank chips (Croky Bolognese) te eten.

Grip op je jaar

In dit deel van het boek ga je met Rick op zoek naar wat je beweegt. Hierboven heb je al kunnen lezen dat mijn levensdoel mijn verstand gebruiken (en grapjes maken) is. Dat lijkt misschien een heel ruim doel dat iedereen zou moeten hebben, maar dat vind ik niet. Ik ben van mening dat door verstandig te willen zijn, de juiste keuzes vanzelf komen. En grapjes maken is leuk omdat dat creativiteit vereist (en ik word blij van dingen maken) en omdat je zo mensen aan het lachen maakt. Bovendien vind ik, als één van de zevenmiljard op deze wereld, ‘iets achterlaten’ nogal egoïstisch. Ik hoef niets achter te laten. Ik wil het zelf leuk hebben en ik wil dat anderen, om wie ik geef, het leuk hebben (met mij). En als ik er niet meer ben, dan hoef ik niet van de wereld te eisen dat ze ook nog eens gaan denken aan Jelmer de Boer die er ooit was.

Rick vraagt in het boek aan je waar je in bent geïnteresseerd, welke activiteiten je kunt doen zonder naar de klok te kijken en wat je zou doen als tijd en geld geen belemmeringen waren. In mijn geval is dat dus precies hetzelfde als wat ik nu al doe: in Amsterdam wonen met m’n liefje, boeken lezen en stukjes typen, vaak nieuwe plekken bezoeken (met m'n liefje en/of vrienden), thee drinken, regelmatig zware dingen optillen (met anderen), (nieuwe) voedzame dingen (leren) bereiden en hangen met vrienden.

Nouja, als ik echt heel veel geld had, dan bouwde ik een enorme kas, zou ik die volzetten met tropische planten en ging ik daar doen wat ik nu doe. Maar verder doe ik al precies wat ik graag zou willen doen.

Oja misschien wil ik wel een nieuwe bureaustoel want ik krijg vaak last van m’n kont.

Een jaarplan

Een jaarplan maken doe ik dus niet. Ik heb vorig jaar besloten dat ik in 2019 het boek Autonomie zou afronden en dat gaat vast lukken. Omdat ik het onderwerp nogal moeilijk vond en ik tegelijk ook iets gemakkelijkers en praktisch wilde doen en leren, besloot ik een maand geleden dat ik in juli van 2019 ook een kamerplantenboek wilde publiceren. Dat zijn mijn twee doelen voor dit jaar. En dan heb ik ook nog een geheim doel en dat vertel ik lekker niet.

Verder heb ik niets op papier gezet, maar ik heb vorig jaar wel, net als de afgelopen vijf jaar, een terugblik gedaan op het vorige jaar. Dat deed ik aan de hand van een simpel vel papier met twee kolommen. Boven de linkerkolom stond leuk en boven die andere stond kut. Toen heb ik mijn agenda (waarin ook al mijn tripjes stonden), mijn Instagramfeed en mijn foto’s erbij gepakt en opgeschreven wat ik leuk en kut vond aan 2018. Vervolgens heb ik deze samengevat en kwam dit eruit:

Leuk

• boeken lezen en notities maken
• chillen met vriende/in, Telegram, Twitter en podcast
• luxury travel uitspelen en op reis zijn
• boek, blogposts, podcasts, websites, recepten, huis vol planten maken
• focus: meditatie, schrijven, niks doen, flaneren, alleen zijn
• bewegen: gym, rennen, elektrisch skateboarden
• opruimen: verkopen, uitschrijven, ergens mee stoppen

Kut

• weinig zicht op financiële situatie
• weinig aandacht voor gymvoortgang, slaapritme, veel koffie
• stress van social media
• weinig sociale interactie
• weinig tijd voor schrijven en focus

Die review heeft me inmiddels al geholpen om het dit jaar anders te doen. Zo heb ik een systeem opgezet om te budgetteren (daarover komt vast nog een andere uitgebreide blogpost, of misschien wel een boek in 2020), train ik weer lekker met een schema (en gymvrienden) en is slaap nóg meer m’n prioriteit en is m’n agenda leger dan ooit, waardoor ik meer kan focussen en/op schrijven.

Hoe je zo’n review nog uitgebreider doet, staat mooi beschreven in Grip.

Grip op je leven

In het laatste deel van het boek Grip beschrijft Rick hoe je grip kunt krijgen op je leven. Het deel bestaat uit vier hoofdstukken die je helpen jezelf beter te maken, door je gedrag aan te passen, hoe je beter luistert, hoe je strategisch leert denken en hoe je je perspectief kunt verruimen. Ik denk dat deze vier dingen allemaal te maken hebben met één ding: rust (en daardoor focus). Oke twee dingen dus.

Gedrag veranderen

Dit deel van Grip begint met een hoofdstuk over hoe je je zelfbeeld aanpast: volgens Rick heeft dat te maken met een vicieuze cirkel. Als je zelfbeeld slecht is, verandert daardoor je gedrag en daarmee en zal je omgeving daarop reageren door te veronderstellen dat je iets niet kunt of ergens niet goed in bent (of gewoon niet (vaak) doet). En daardoor kan je zelfbeeld weer verslechteren.

Dit kan trouwens ook andersom: als je jezelf een mooie baas vindt en je gedrag reflecteert dat (je doet bepaalde dingen (goed of vaak) omdat je van jezelf weet of vindt dat je het kunt), dan reageert je omgeving erop door jouw zelfbeeld te bevestigen.

Die reactie hoeft trouwens niet alleen bij je omgeving te liggen. Die kan ook bij jezelf liggen. Door een negatief zelfbeeld zul je minder vaak een bepaalde activiteit ontplooien en bij jezelf bevestigen dat je inderdaad niet echt goed in activiteit X bent.

De oplossing voor dit probleem (een negatieve vicieuze cirkel) ligt bij Rick vooral bij het aanpassen van je gedrag. Maar als er iets is wat ik heb geleerd als senior (fitness)bloggertje en schrijver van boeken om dingen anders te doen, dan is het wel dat mensen (ik ook hoor) fucking idioten zijn. Gedrag aanpassen is op papier thundersimpel en in de praktijk knettermoeilijk.

Letterlijk iedereen op de wereld en z’n moeder weet dat je minder moet vreten als je overgewicht hebt, dus in principe is je gedrag aanpassen niet zo moeilijk. Je moet namelijk minder vreten. Je kunt dit in een video vertellen, in tekst of in een tabel, maar het maakt geen zak uit. Ondanks deze collectieve absolute waarheid eten steeds meer mensen steeds meer.

Ik ben ook niet de messias die nu gaat vertellen hoe je je gedrag moet aanpassen, maar ik vond onlangs wel een mooi inzicht in het boek Atomic Habits van James Clear. Daarin beschreef hij dat een interessante methode om je gedrag aan te passen begint bij het veranderen van je identiteit. Dus als je graag wilt stoppen met alcohol, besluit je dat je iemand bent die geen alcohol drinkt. Niet iemand ‘die probeert te stoppen’ of iemand die honderdduizend boeken leest met open deuren over waarom alcohol niet goed voor je is, maar iemand die niet meer drinkt. Die identiteitsverandering is volgens Clear een stevig fundament om te veranderen. Het is voor anderen heel duidelijk (Oja, hij is die guy die niet drinkt) en voor jezelf ook (Waarom zou ik drinken? Ik ben iemand die dat niet doet.)

Dus, je kunt wel 1001 redenen verzinnen om je gedrag te veranderen (alcohol is slecht voor je gezondheid, ik word er een irritante vent van, het kost geld, ik ga ervan uit m’n gachel meuren, waar slaat het op dat ik ’s avonds naar de Albert Heijn fiets voor een sixpack Amstel?) maar het is veel simpeler om niet meer te drinken omdát je niet meer drinkt.

En dit beschrijf Rick trouwens ook wel hoor, maar ik wilde dit graag benadrukken met het voorbeeld van James Clear, uit het overigens bijzonder interessante boek Atomic Habits.

Als je voedzamer wilt eten, dan ben je dus eerst die guy (of chick) die voedzaam eet. Dan is het wel heel stom als je je vervolgens niet gedraagt naar wie je bent. Als je vroeg op wilt staan, dan ben je dus eerst die persoon die vroeg opstaat. Zie je? Het is in theorie allemaal zo simpel.

Nadenken

Rick geeft in Grip ook aandacht aan nadenktijd, waar ik me enorm in kan vinden. Het is geen toeval dat je tijdens het hardlopen, onder de douche, in bed of tijdens een massage vaak nieuwe of belangrijke inzichten krijgt: je hebt dan namelijk focus op één ding en dat is in je eigen hoofd kruipen (je focust je namelijk niet op hardlopen of douchen want je hoeft niet na te denken welke voet ook alweer naar voren moet of hoe je ook alweer je haar inzeept). Geen afleiding, geen gezeik van anderen, geen advertenties van rugtassen op Instagram, geen podcast van een entrepreneuridioot. Nee, alleen jij en je gedachten. En dat is waardevol.

Nadenktijd is awesome, maar tegelijk enorm moeilijk. Er is namelijk overal en altijd afleiding. Dus in dat geval zul je je gedrag moeten veranderen (hehehe).

Als je tijd hebt om minuten-, kwartieren of urenlang alleen met je eigen gedachten te zijn, dan maak je betere beslissingen en word je creatiever en meer ontspannen (weet ik veel, ik denk dat dit zo is). Dus fuck Instagram, feestjes, de LINDA, gare boeken, verjaardagen en Netflix. Ga eens ergens een kop thee drinken en doe niets. Kijk uit het raam. Neem eventueel een pen en papier mee en schrijf op wat je denkt. Of fuck die kop thee en die pen en dat papier en doe helemaal niks. Beter nog.

Hoe je dit doet? Een lege agenda is handig. Een relatief volle agenda met daarin een gepland blok met nadenktijd is suboptimaal maar nog steeds prima. En anders beschrijft Rick het in Grip uitgebreid of Mark Manson het in The Subtle Art of Not Giving A F*ck.

Groot denken

Rick sluit af met de boodschap dat groot denken je helpt met een kleine (of nieuwe) stap te zetten, waardoor je perspectief verandert en je vervolgens weer groter denkt. En ja, in het boek staat dit in een mooi cirkeltje weergegeven.

Ik vind het een prachtige afsluiting van het boek.

Enerzijds vind ik dat iedereen, en selfhelpgoeroes voorop, echt een keer moeten kappen met roeptoeteren dat iedereen tot alles in staat is. Dat is niet zo en dat maakt juist veel mensen ongelukkig. Tegelijk ben ik van mening dat heel veel mensen tot meer in staat zijn dan ze op dit moment aan het doen zijn, daar waarschijnlijk gelukkiger van worden en bovendien een mooie bijdrage leveren aan de gemeenschap waarin ze zich bewegen. En ik denk dat veel afgunst, jaloezie, chagrijn, gezeik, kijken naar Ex on the Beach en Instagramgescroll juist voortkomt uit de stille wens om uitdagingen aan te willen gaan maar dat niet te doen.

En nee, je hoeft niet te streven naar de deuk in het universum of een klimaatprobleem willen oplossen, maar het is wel veel toffer om je zelfbedachte uitdagende project uit te voeren, daar misschien wel van te kunnen leven en zo nieuwe shit te ontdekken dan het alternatief: iedere dag je collega te e-mailen die tegenover je zit.

Conclusie

Ik doe meer dingen die in het boek staan wel dan niet, dus ik raad Grip aan.